Mengapa Harus Sertifikasi ISO 9001?

Berdasarkan data survey ISO yang dikeluarkan ISO Central Secretariat, Standar QMS ISO 9001:2008 - Quality Management System - Requirements adalah standard manajemen ISO yang paling banyak diminati sertifikatnya. Hal ini wajar karena selain kampanye ISO 9001 yang cukup masif dari pihak-pihak yang berkepentingan, juga karena standard ini bisa diterapkan untuk semua organisasi, baik yang kecil maupun besar, swasta ataupun pemerintahan, dan organisasi komersil maupun nirlaba. Bahkan organisasi takmir masjid Al-Ikhlas Jati Padang, Pasar Minggu Jakarta juga bersertifikat ISO 9001, yang konon menjadi yang pertama di dunia.  

Alasan Adopsi dan Sertifikasi ISO 9001

Ada banyak hal yang memotivasi organisasi untuk bersertifikat ISO 9001. Mungkin faktor yang paling umum seperti ini: karena menginginkan image organisasi menjadi lebih bagus dan keren, misalnya untuk kepentingan marketing, direktur ingin kelihatan berkinerja bagus, atau kepentingan lain. Meskipun harus dengan membayar katakanlah 25-40 juta untuk konsultan dan 40-50 juta untuk Badan Sertifikasi tentu tak jadi masalah. Sertifikasi dengan alasan seperti ini adalah hal yang paling mudah bagi konsultan maupun badan sertifikasi untuk “menggoreng” ISO 9001.

Alasan lainnya, organisasi atau perusahaan menginginkan sertifikat ISO 9001 untuk memenuhi persyaratan dari konsumen, misalnya memenuhi persyaratan tender atau untuk menjadi supplier. Saya pernah mendapat cerita dari salah satu konsultan ISO 9001 yang cukup senior (sudah sepuluh tahunan di ISO 9001) tentang kliennya yang menargetkan sertifikasi ISO 9001 dalam waktu dua minggu. Dokumen-dokumen di back date, QMR abal-abal disiapkan pihak konsultan, dan badan sertifikasi beserta auditornya dicarikan oleh konsultan. Perusahaan hanya mau terima jadi. Alhasil, perusahaan mendapatkan sertifikat yang diinginkannya untuk tender tersebut sesuai rencana.

Berikutnya, alasan organisasi menginginkan sertifikasi untuk menjadi bukti pencapaian adopsi sistem manajemen mutu ISO 9001. Bukan hanya sertifikat yang dikejar, tapi juga peningkatan mutu kinerja secara substansial. Dokumentasi rapi traceable, pelayan dan persyaratan konsumen terpenuhi, komplain turun drastis, kualitas produk konsisten, tindakan koreksi dan pencegahan kontinyu, dan segala mutu yang ditawarkan konsep ISO 9001. Saya pernah bertemu beberapa dan sempat bekerja di perusahaan yang punya kepentingan sertifikasi semacam ini.

Tentu saja, bagi pihak konsultan, menangani proyek ISO 9001 dengan tujuan substansial lebih berat daripada hanya yang berkepentingan dengan sertifikatnya saja. Seperti dua alasan sertifikasi sebelumnya, dengan waktu yang terbatas, pihak konsultan harus bisa mengawal pembuatan sistem dokumentasi ISO 9001. Bukan hanya mengawal, seringkali konsultan harus membuatkannya karena perusahaan tidak punya SDM yang dianggap mampu atau mau menambah kesibukannya.

Nah, tetapi jika tujuan sertifikasi adalah adopsi substansial QMS ISO 9001, kesibukan konsultan bukan hanya di sistem dokumentasinya. Justru bagaimana konsultan meleburkan prinsip-prinsip dan semangat QMS ISO 9001 ke dalam organisasi yang menjadi kliennya. Ini bukan hal yang gampang, tergantung latar belakang dan pengalaman konsultan, waktu dan jumlah kunjungan, nilai dan budaya organisasi klien, kesiapan sumberdaya dan konflik kepentingan internal klien, dan variabel lainnya. Organisasi harus menyadari bahwa menciptakan semangat dan meleburkan nilai-nilai yang diusung delapan prinsip QMS ISO 9001 butuh waktu dan kontinyuitas yang tidak sebentar.

Bersambung ke sini