Google

Thursday 7 February 2013

Tentukan Tujuan Sertifikasi Sejak Awal

Tentukan Tujuan di Depan

Sangat penting bagi organisasi atau perusahaan untuk sejak awal menentukan tujuan adopsi dan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001. Perusahaan yang cenderung bertujuan mendapatkan sertifikat saja sebaiknya tidak perlu mencari konsultan yang mahal-mahal, karyawan internal pun bisa asal memahami klausul-klausul ISO 9001. Ini hanya persolan memenuhi persyaratan yang ada di klausul ISO 9001.

Dan sebaiknya tak perlu galau dengan audit eksternal Badan Sertifikasi. Karena Badan Sertifikasi yang mengaudit pun juga akan sangat koperatif karena mereka pun sadar siapa yang membayar, siapa konsumennya, dan tujuan mereka melakukan audit pun jelas: membantu organisasi dalam assesment sistem manajemen. Organisasi bisa meminta dilakukan pre audit sebelum dilakukan final audit. Lakukan juga konsultasi dan deal dengan badan sertifikasi di awal kontrak soal mendapatkan sertifikat, sehingga perusahaan bisa lebih tenang menghadapi audit.

Sedangkan organisasi yang memerlukan ISO 9001 sebagai panduan untuk meningkatkan kinerjanya, maka sebaiknya sadar juga sejak awal mengenai konsekwensinya, bahwa adopsi ISO 9001 yang sebenarnya tidaklah instan. Tergantung tingkat kesiapan dan kondisi organisasi. Untuk itu pilih konsultan yang bagus, latar belakang dan pengalamannya sebagai praktisi sesuai bidang yang digeluti perusahaan, lihat juga track record dalam menangani perusahaan sejenis, serta perhitungkan berapa lama waktu optimal yang diperlukan konsultan untuk memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Hitung pula kebutuhan sumberdaya yang khusus menangani sitem, seperti auditor internal, tim system improvement, dan Quality Management Representative. Personil yang khusus menangani sistem ini penting untuk bisa benar-benar mengembangkan manfaat ISO 9001 secara kontinyu.

Hemat dan Cerdas

Dalam kondisi organisasi atau perusahaan yang normal, adopsi sistem manajemen mutu ISO 9001 tidaklah selalu harus dengan bimbingan konsultan. Akan lebih bisa hemat jika organisasi memiliki tim internal audit, system improvement, lean sixma, atau semacamnya, yang memang mampu untuk mengadopsi dan mengembangkan berbagai sistem manajemen, termasuk ISO 9001.

Dengan tim tersebut organisasi bisa mendudukkan sistem manajemen mutu sesuai dengan karakter dan kepentingan organisasi secara riil. Kemungkinan untuk memahami masalah, mengukur kemampuan SDM organisasi, penyesuaian sistem dengan nilai-nilai dan kepentingan jangka pendek maupun jangka panjang organisasi bisa lebih terakomodasi oleh tim internal tersebut daripada konsultan yang sangat terbatas waktunya dan berbiaya mahal.

Jika organisasi atau perusahaan telah berhasil mengadopsi sistem manajemen mutu secara baik, katakanlah adopsi ISO 9001, maka organisasi tinggal memilih apakah perlu disertifikasi atau tidak. Jika customer ingin membuktikan apakah organisasi mampu memperagakan manajemen mutu sesuai ISO 9001 atau tidak, masih bisa ditawarkan untuk dilakukan audit manajemen dari pihak customer atau memang harus melalui sertifikasi pihak ketiga (certification body).

Namun jika tidak ada tuntutan dari pihak manapun dan memang tidak ada nilai tambah untuk dilakukan sertifikasi, maka untuk apa organisasi melakukan sertifikasi?


No comments: